Khi nào phần mềm kế toán không còn đủ cho doanh nghiệp?

Bài viết bởi Phương (PhuongTM) — chương trình Internship MerkTrans.

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm kế toán doanh nghiệp là công cụ quan trọng giúp xử lý các nghiệp vụ cơ bản như ghi nhận thu chi, hạch toán, quản lý công nợ và lập báo cáo tài chính.

Ở giai đoạn đầu, chỉ cần một phần mềm kế toán phù hợp, doanh nghiệp đã có thể kiểm soát khá tốt các hoạt động tài chính. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng, số lượng đơn hàng tăng lên, nhiều phòng ban tham gia vào quy trình vận hành hơn, dữ liệu bắt đầu xuất hiện rải rác ở nhiều nơi

Lúc này, dù vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng: Kế toán phải nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, Nhân viên nhập lại cùng một thông tin ở nhiều hệ thống, Báo cáo mất nhiều thời gian tổng hợp hay Số liệu giữa các phòng ban không đồng nhất.

Vấn đề đặt ra là: Phần mềm kế toán hiện tại có còn đáp ứng được nhu cầu quản lý khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn hay không?

Trước khi quyết định mua thêm một phần mềm mới hoặc chuyển sang hệ thống ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ những giới hạn của hệ thống hiện tại.

1. Khi nào phần mềm kế toán vẫn đủ cho doanh nghiệp?

Một phần mềm kế toán vẫn có thể đáp ứng tốt nếu doanh nghiệp chủ yếu cần quản lý các nghiệp vụ tài chính như: Theo dõi thu chi,Quản lý công nợ, Hạch toán kế toán,..

Với những doanh nghiệp có quy trình đơn giản, số lượng giao dịch chưa quá lớn và các phòng ban chưa có nhu cầu chia sẻ dữ liệu thường xuyên, việc sử dụng phần mềm kế toán độc lập vẫn là lựa chọn hợp lý.

Vấn đề chỉ bắt đầu xuất hiện khi doanh nghiệp phát triển đến mức kế toán không còn là bộ phận duy nhất cần sử dụng dữ liệu tài chính. Ví dụ như: Bộ phận bán hàng cần biết tình trạng đơn hàng, kho cần cập nhật tồn kho, quản lý cần xem doanh thu và chi phí theo thời gian thực. Khi đó, dữ liệu kế toán cần được kết nối với nhiều hoạt động khác trong doanh nghiệp thay vì chỉ phục vụ riêng phòng kế toán.

2. 5 dấu hiệu cho thấy phần mềm kế toán không còn đủ

2.1. Kế toán phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn

Một tình trạng khá phổ biến ở doanh nghiệp đang tăng trưởng là mỗi phòng ban sử dụng một công cụ khác nhau. Từng công cụ có thể hoạt động tốt, nhưng doanh nghiệp lại gặp khó khăn khi cần tổng hợp toàn bộ thông tin. Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn trước khi lập báo cáo. Càng nhiều giao dịch, công việc này càng tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót.

2.2. Nhân viên phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần

Một dấu hiệu khác là dữ liệu phải được nhập thủ công qua nhiều bước. Khi số lượng đơn hàng ít, việc này có thể chấp nhận được. Nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng, việc nhập liệu lặp lại sẽ khiến nhân viên mất nhiều thời gian cho những công việc có thể tự động hóa. Lúc này, vấn đề không còn nằm ở việc phần mềm kế toán có đủ tính năng hay không, mà nằm ở cách các hệ thống đang kết nối với nhau.

2.3. Ban lãnh đạo không có dữ liệu nhanh để ra quyết định

Nhiều doanh nghiệp vẫn có đầy đủ báo cáo tài chính, nhưng lại gặp khó khăn khi cần trả lời những câu hỏi như: Doanh thu hiện tại đang tăng hay giảm? Kho còn bao nhiêu hàng? Chi phí nào đang vượt kế hoạch?

Nguyên nhân là dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống khác nhau và cần thời gian tổng hợp trước khi đưa ra báo cáo. Khi nhà quản lý chỉ nhìn thấy dữ liệu sau khi sự việc đã xảy ra, doanh nghiệp sẽ khó phản ứng nhanh với các thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

2.4. Quy trình phê duyệt diễn ra ngoài hệ thống

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, một đề nghị chi hay một đơn hàng cần duyệt có thể được xử lý nhanh qua tin nhắn hoặc trao đổi trực tiếp. Cách làm này gọn cho đến khi số lượng yêu cầu tăng lên và người duyệt không còn nhớ hết bối cảnh của từng đề nghị.

Vấn đề không nằm ở tốc độ mà ở dấu vết. Phần mềm kế toán ghi nhận kết quả cuối cùng của một giao dịch, nhưng không lưu lại ai đã duyệt, duyệt vào lúc nào và dựa trên thông tin gì. Khi cần đối chiếu một khoản chi bất thường hoặc giải trình với kiểm toán, doanh nghiệp phải đi tìm lại lịch sử trao đổi nằm rải rác ở nhiều nơi.

2.5. Mô hình kinh doanh vượt ra ngoài cấu trúc của phần mềm

Một dấu hiệu rõ ràng khác xuất hiện khi doanh nghiệp mở thêm kho, thêm chi nhánh, bán qua nhiều kênh hoặc bắt đầu giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ. Phần mềm kế toán thường được thiết kế cho một cấu trúc tương đối cố định, nên khi mô hình thay đổi, doanh nghiệp phải xử lý phần chênh lệch bằng file ngoài hoặc bằng thao tác thủ công.

Đây là lúc chi phí thực sự bắt đầu tích lũy. Mỗi lần mở rộng lại phát sinh thêm một quy trình phụ nằm ngoài hệ thống, và những quy trình phụ này không được kiểm soát bởi bất kỳ phần mềm nào.

3. Doanh nghiệp nên làm gì tiếp theo?

Ba trong năm dấu hiệu trên thường xuất hiện trước khi doanh nghiệp nhận ra mình đã chạm giới hạn. Điều đó không có nghĩa là phần mềm kế toán hiện tại kém, mà là phạm vi bài toán đã rộng hơn phạm vi mà nó được thiết kế để giải quyết.

Trước khi đầu tư vào một hệ thống mới, doanh nghiệp nên xác định rõ đâu là điểm nghẽn lớn nhất: dữ liệu phân tán, thao tác lặp lại, tốc độ ra quyết định, khả năng kiểm soát hay giới hạn về cấu trúc. Một hệ thống ERP giải quyết được cả năm nhóm vấn đề này, nhưng chỉ phát huy giá trị khi doanh nghiệp biết mình cần ưu tiên xử lý cái nào trước.